Privacyverklaring

GentleTime wordt aangeboden door RG-IT B.V.:

Vragen over privacy, of je rechten uitoefenen? Mail privacy@gentletime.app.

• Gebruik je GentleTime als gezin (Single of Family), dan zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via GentleTime worden verwerkt, ook die van de persoon voor wie de planning is.
• Gebruik je GentleTime als organisatie (bijvoorbeeld een zorgaanbieder of school), dan is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar cliënten en zijn wij verwerker. De verwerkersovereenkomst regelt dat. Vragen over de gegevens van een cliënt stel je dan het best aan die organisatie.
• Voor de accounts van ouders, verzorgers en medewerkers, voor betalingen en voor de beveiliging van GentleTime zijn wij altijd zelf verantwoordelijk.

• Account: naam, e-mailadres of gebruikersnaam, wachtwoord (alleen als versleutelde hash), taal, rol, en bij inloggen met Google je naam en e-mailadres van Google.
• Organisatie en betaling: naam van de organisatie, plan, en voor een abonnement het factuuradres en eventueel btw-nummer. Betaalgegevens (zoals je kaartnummer) worden door Stripe verwerkt; wij zien die niet.
• Cliënt: de naam, en als je dat invult geboortedatum, notities, taal, avatarkleur en de instellingen voor de dag en het horloge.
• Planningen: de dagplanningen met pictogrammen, tijden en afgevinkte activiteiten.
• Horloge: een koppelcode, het type horloge en een apparaat-ID.
• Gezondheidsgegevens (bijzondere categorie): hartslag, hartslagvariabiliteit en beweging, gemeten door een gekoppeld horloge, met de activiteit waarin ze gemeten zijn; en de rustwaarden en aanwijzingen die we daaruit afleiden. Alleen als de metingen met uitdrukkelijke toestemming zijn aangezet.
• AI-functies (optioneel): de antwoorden die je geeft aan de routine-assistent, en de AI-inzichten die over een dag worden gemaakt.
• Contact: wat je ons stuurt via het contactformulier of per e-mail.
• Technisch: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, en logboeken van verzoeken en fouten.

• GentleTime leveren (account, planningen, horloge, betalingen, e-mails over je account zoals een bevestigingslink of een nieuw wachtwoord): nodig voor de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Gezondheidsgegevens tonen aan wie de planning maakt, en de rustwaarden berekenen: op basis van uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a AVG), die in de app wordt vastgelegd voordat de metingen beginnen. Bij een organisatie bepaalt die organisatie de grondslag.
• AI-functies: op basis van toestemming; je kunt ze altijd uitzetten.
• Beveiliging en misbruik voorkomen (logboeken, een limiet op inlogpogingen, controle van gelekte wachtwoorden): gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Administratie (facturen): wettelijke plicht (art. 6 lid 1 sub c AVG).

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, verkopen ze niet, en nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen. Suggesties van de AI zijn alleen voorstellen: jij beslist.

Hartslaggegevens zijn gezondheidsgegevens. Voordat een horloge metingen verstuurt, legt degene die de planning maakt in de app vast dat er uitdrukkelijke toestemming is van de persoon zelf, of, als die jonger is dan 16 of het niet zelf kan beslissen, van de ouder, voogd of wettelijk vertegenwoordiger. Leg de persoon (en diens vertegenwoordiger) in begrijpelijke woorden uit wat er gemeten wordt en waarom.

Toestemming intrekken kan altijd, in de instellingen van de cliënt. De metingen stoppen dan meteen, en je kunt alle metingen van die cliënt direct verwijderen. Wat vóór het intrekken is gedaan, blijft rechtmatig.

We delen gegevens alleen met dienstverleners die ze in onze opdracht verwerken (subverwerkers), met afspraken daarover:

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Ltd., Ierland) — hosting van de app en de API, beveiligde opslag van sleutels, logboeken en de pictogrammen. Datacenter in Nederland.
• MongoDB Atlas (MongoDB Ltd., Ierland) — de database. Datacenter in België.
• Resend (Resend Inc., Verenigde Staten) — verzenden van e-mails over je account en van berichten via het contactformulier; verzonden vanuit Ierland.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ierland) — betalingen, facturen en btw. Stripe krijgt geen gezondheidsgegevens.
• Anthropic (Anthropic PBC, Verenigde Staten) — alleen als je een AI-functie gebruikt. Voor de routine-assistent: je antwoorden, de taal en de leeftijd van de persoon, zonder naam. Voor de AI-inzichten: een samenvatting zonder naam of ID. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om zijn modellen te trainen.
• Google (inloggen met Google) — alleen als je die manier van inloggen kiest.

Waar een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt (Resend, Stripe en Anthropic, in de Verenigde Staten), gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Verder geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht.

• Hartslagmetingen: 14 dagen, daarna worden ze automatisch verwijderd. De afgeleide rustwaarden blijven bij de cliënt tot je die verwijdert.
• AI-inzichten: 90 dagen.
• Account, cliënten en planningen: zolang je account bestaat. Verwijder je je organisatie, dan verwijderen we alles meteen; eindigt een account op een andere manier, dan binnen 30 dagen.
• Aanmeldingen die we niet goedkeuren: verwijderd zodra we ze afwijzen.
• Logboeken: 30 dagen.
• Facturen: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Berichten via het contactformulier: tot ze afgehandeld zijn, en uiterlijk na 12 maanden.

Eventuele back-ups worden binnen 30 dagen overschreven.

We gebruiken alleen wat nodig is om GentleTime te laten werken: een cookie om je ingelogd te houden (maximaal 7 dagen) en een cookie ter beveiliging van het inlogformulier. Daarnaast onthoudt je browser je taal, je licht- of donker-instelling en welke persoon je als laatste bekeek. We gebruiken geen cookies voor advertenties of om je te volgen, en er zit geen analysesoftware van derden op de site. Daarom vragen we geen toestemming voor cookies.

Om te zien hoe de site gebruikt wordt, tellen we zelf, zonder cookies en per dag: welke pagina’s bekeken worden, van welke website bezoekers komen, het land (afgeleid uit de tijdzone van je browser) en het soort apparaat (telefoon, tablet of computer). We slaan geen IP-adres, apparaat-ID of browsergegevens op; aan de tellingen is niemand te herkennen, en daarom bewaren we ze. Je browser onthoudt in het huidige tabblad alleen je eerste pagina en waar je vandaan kwam; meld je je aan, dan bewaren we die twee bij je organisatie, om te tellen welke bronnen tot aanmeldingen en abonnementen leiden. Met Do Not Track of Global Privacy Control aan tellen we je niet mee. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG); dit zijn analytische gegevens met geen of geringe gevolgen voor je privacy.

De pictogrammen laadt je browser rechtstreeks van Google Cloud Storage; Google ziet daarbij je IP-adres.

Verbindingen zijn versleuteld (TLS) en de database en opslag zijn versleuteld. Wachtwoorden bewaren we alleen als bcrypt-hash, we weigeren wachtwoorden die in bekende datalekken voorkomen, en inlogpogingen worden beperkt. Elke organisatie ziet alleen haar eigen gegevens, en medewerkers van ons hebben alleen toegang als dat nodig is. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat zoals de wet voorschrijft.

Een account aanmaken kan vanaf 18 jaar. De persoon voor wie een planning is, is vaak jonger. Een login voor die persoon wordt gemaakt door een ouder of verzorger, en gezondheidsgegevens van iemand jonger dan 16 worden alleen verwerkt met toestemming van de ouder, voogd of wettelijk vertegenwoordiger.

Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, op beperking van de verwerking, op overdracht van je gegevens in een gangbaar formaat, en op bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je altijd intrekken.

Veel kun je zelf doen: gegevens aanpassen in de app, metingen verwijderen in de instellingen van de cliënt, en je hele organisatie verwijderen via Instellingen. Voor de rest: mail privacy@gentletime.app. We reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of de toezichthouder in je eigen land.

Als GentleTime verandert, passen we deze verklaring aan. Wezenlijke wijzigingen melden we minstens 30 dagen van tevoren per e-mail. De versie staat bovenaan deze pagina.