Algemene voorwaarden

GentleTime wordt aangeboden door RG-IT B.V., gevestigd in Nederland:

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van GentleTime: de website, de web-app, de telefoon-app en de horloge-apps. We stellen ze beschikbaar voordat je een account aanmaakt; je kunt deze pagina opslaan of printen. Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de klant gelden niet.

Onze privacyverklaring legt uit wat we met persoonsgegevens doen. Voor organisaties hoort de verwerkersovereenkomst bij deze voorwaarden.

GentleTime is een algemene planningshulp voor iedereen die baat heeft bij visuele structuur: je maakt met pictogrammen een dagplanning, die je samen met de persoon voor wie hij is kunt bekijken op een scherm, telefoon of horloge. Met een gekoppeld horloge kan de app daarnaast hartslaggegevens tonen, als algemene informatie over hoe een dag verliep.

Een account (voor ouders, verzorgers en zorgprofessionals) kun je aanmaken als je 18 jaar of ouder bent. GentleTime is er voor gezinnen (consumenten) en voor organisaties, zoals zorgaanbieders en scholen.

• Consument ben je als je GentleTime gebruikt voor jezelf of je gezin, buiten je beroep of bedrijf. Voor consumenten gelden extra rechten, onder meer het herroepingsrecht (artikel 6).
• Organisatie ben je als je GentleTime gebruikt voor je werk, bedrijf of instelling. Wie een organisatie-account aanmaakt, verklaart bevoegd te zijn om namens die organisatie deze voorwaarden te aanvaarden.

De persoon voor wie een planning is (de cliënt) kan een eigen login krijgen die je als ouder of verzorger zelf aanmaakt. Die login ziet alleen de eigen dag. Voor een cliënt die jonger is dan 16 jaar of niet zelf kan beslissen, maak je die login alleen aan met toestemming van de ouder, voogd of wettelijk vertegenwoordiger.

• GentleTime is nu in een besloten lancering: we bekijken elke nieuwe aanmelding voordat het account opengaat. We mogen een aanmelding zonder opgaaf van reden weigeren; er is dan niets betaald en we verwijderen de gegevens van de aanmelding.
• Na goedkeuring krijg je een gratis proefperiode van 14 dagen met alle functies van het gekozen plan. Je hoeft daarvoor geen betaalgegevens op te geven en er wordt niets in rekening gebracht.
• Kies je na de proefperiode geen abonnement, dan wordt je account alleen-lezen: je kunt je planningen nog bekijken, maar niet meer aanpassen. Je gegevens blijven bewaard (zie artikel 12).
• Je bent verantwoordelijk voor je account, voor een veilig wachtwoord en voor de mensen die je uitnodigt of een login geeft.

• De actuele prijzen staan op de prijzenpagina en in de betaalomgeving. De prijzen van de plannen voor gezinnen (Single en Family) zijn inclusief btw; de prijzen van de plannen voor organisaties (Care Team en Facility) zijn exclusief btw.
• Je betaalt vooraf per maand of per jaar, via onze betaalprovider Stripe. Het abonnement begint en de eerste betaling gebeurt direct wanneer je het afsluit. Organisaties in een ander EU-land met een geldig btw-nummer betalen geen Nederlandse btw (btw verlegd); je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van je factuurgegevens.
• Op je bankafschrift staat de betaling met de naam RG-IT of GENTLETIME. Facturen en je betaalgegevens vind je in het klantportaal van Stripe, via Instellingen → Abonnement.
• Mislukt een betaling, dan probeert Stripe het een beperkte tijd opnieuw. Lukt het dan nog niet, dan eindigt het abonnement en wordt je account alleen-lezen. Je gegevens worden niet verwijderd omdat een betaling mislukt.
• We mogen prijzen wijzigen. Dat melden we minstens 30 dagen van tevoren per e-mail; de nieuwe prijs geldt vanaf je volgende periode. Wil je dat niet, dan kun je opzeggen voordat de wijziging ingaat.

Ben je consument, dan mag je een abonnement binnen 14 dagen nadat je het hebt afgesloten zonder opgaaf van reden ontbinden (herroepen).

Omdat GentleTime een dienst is die meteen begint, vragen we je bij het afsluiten om uitdrukkelijk in te stemmen met het direct starten van de dienst. Herroep je daarna binnen de 14 dagen, dan betaal je alleen voor de dagen die je GentleTime hebt kunnen gebruiken; de rest betalen we binnen 14 dagen terug, op dezelfde manier als waarop je betaalde. Voor de gratis proefperiode betaal je nooit iets.

Herroepen doe je het makkelijkst met de knop Overeenkomst herroepen onder Instellingen → Abonnement; je krijgt dan meteen een bevestiging per e-mail. Je kunt ons ook een duidelijke verklaring sturen, bijvoorbeeld een e-mail aan hello@gentletime.app. Je mag daarvoor het formulier hieronder gebruiken, maar dat hoeft niet.

• Je kunt altijd online opzeggen, via Instellingen → Abonnement → Abonnement beheren. Een maandabonnement stopt aan het einde van de lopende maand.
• Consumenten met een jaarabonnement: het eerste jaar loopt tot het einde. Daarna loopt het abonnement door voor onbepaalde tijd en kun je het op elk moment opzeggen met een opzegtermijn van hooguit één maand; wat je vooruit hebt betaald voor de periode daarna krijg je naar rato terug.
• Organisaties met een jaarabonnement: het abonnement wordt telkens met een jaar verlengd, tenzij je het vóór de verlengdatum opzegt.
• Buiten deze gevallen betalen we een lopende periode niet terug.

We kunnen een organisatie een gratis licentie geven, bijvoorbeeld voor een pilot. Een gratis licentie geeft de functies van het genoemde plan zonder te betalen. We mogen een gratis licentie beëindigen met een termijn van minstens 30 dagen; je kunt dan een betaald abonnement kiezen of alleen-lezen verder.

• Alles wat je in GentleTime zet (planningen, namen, notities, instellingen) blijft van jou. Je geeft ons alleen toestemming om het op te slaan en te verwerken om GentleTime te leveren.
• Hartslaggegevens zijn gezondheidsgegevens. Je koppelt een horloge en zet de metingen pas aan nadat je in de app hebt vastgelegd dat je uitdrukkelijke toestemming hebt van de persoon zelf, of, als die dat niet zelf kan, van de ouder, voogd of wettelijk vertegenwoordiger. Je kunt die toestemming altijd intrekken; de metingen stoppen dan.
• De AI-functies (de routine-assistent en de AI-inzichten) zijn optioneel. Voor de AI-inzichten vraagt de app per cliënt om aparte toestemming, en een organisatie kan alle AI-functies in één keer uitzetten.
• Voor organisaties geldt: jij bent de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je cliënten en wij zijn verwerker; de verwerkersovereenkomst is van toepassing. Voor gezinnen legt de privacyverklaring uit hoe wij met die gegevens omgaan.

Gebruik GentleTime niet voor iets wat onrechtmatig is, om anderen lastig te vallen, om malware of spam te verspreiden, of om de dienst te hacken, te overbelasten of na te bouwen. Zet er alleen gegevens in die je daarvoor mag gebruiken. Doe je dat toch, dan mogen we je account (na een waarschuwing waar dat redelijk is) blokkeren.

De software, het ontwerp en de teksten van GentleTime zijn van RG-IT B.V. of haar licentiegevers. Tijdens je proefperiode of abonnement krijg je een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om GentleTime te gebruiken.

De pictogrammen zijn de Mulberry Symbols van Steve Lee (mulberrysymbols.org), gebruikt onder de licentie CC BY-SA 4.0. Suggesties of feedback die je ons stuurt, mogen we vrij gebruiken.

• We doen ons best om GentleTime goed en beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken werking. We mogen onderhoud uitvoeren en functies verbeteren of veranderen; wezenlijke verslechteringen van een betaald plan melden we op tijd, en je mag dan opzeggen. Hulp krijg je via hello@gentletime.app.
• Je kunt je organisatie en alle gegevens zelf verwijderen via Instellingen. Wij mogen een account beëindigen bij een ernstige schending van deze voorwaarden, of stoppen met GentleTime met een opzegtermijn van minstens 60 dagen; vooruitbetaalde bedragen voor de periode daarna betalen we dan terug.
• Na het einde van een account verwijderen we de gegevens binnen 30 dagen, behalve gegevens die we wettelijk moeten bewaren (zoals facturen, 7 jaar). Eventuele back-ups worden binnen 30 dagen daarna overschreven.

We zijn alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een tekortkoming die aan ons toe te rekenen is, tot ten hoogste het bedrag dat je ons in de 12 maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis hebt betaald, met een minimum van €100. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen, en ook niet voor schade doordat iemand op de hartslaggegevens, aanwijzingen of suggesties in GentleTime vertrouwde (zie artikel 2).

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van RG-IT B.V. of haar leidinggevenden, en niet voor zover dwingend recht dat verbiedt, bijvoorbeeld voor consumenten bij dood of letsel.

We zijn niet aansprakelijk voor tekortkomingen door overmacht, zoals storingen bij onze hosting-, database-, e-mail- of betaalproviders, uitval van internet of stroom, cyberaanvallen of overheidsmaatregelen.

We mogen deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen melden we minstens 30 dagen van tevoren per e-mail, en je accepteert de nieuwe versie in de app voordat je verdergaat. Ga je niet akkoord, dan kun je opzeggen voordat de wijziging ingaat.

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Ben je consument, dan houd je de bescherming van de dwingende regels van het land waar je woont, en mag je een geschil ook voorleggen aan de rechter van je woonplaats.

Heb je een klacht, mail ons dan eerst op hello@gentletime.app; we reageren binnen 14 dagen. Geschillen met organisaties worden uitsluitend voorgelegd aan de Rechtbank Limburg (locatie Maastricht), tenzij dwingend recht anders bepaalt.